Il y a 3 raisons pour lesquelles les procès-verbaux sont importants.

Le procès-verbal est sans doute l’un des éléments les plus longs et contraignants de toute réunion, il n’en est pas moins le plus important, en particulier lors des réunions du conseil d’administration. En plus d’être un document officiel et juridique retranscrivant les discussions et décisions (très important), il protège les organisations et leurs membres du conseil d’administration, et a de nombreuses applications pratiques dans la gouvernance d’entreprise.

1. Le procès-verbal attribue la responsabilité de chacune des actions

Alors que dans un conseil d’administration ou un comité le vote est généralement la vedette, le plus important sont les actions qui sont décidées. Chaque sujet à l’ordre du jour peut obliger quelqu’un à faire quelque chose, et la performance future du conseil d’administration sera directement liée à l’achèvement de la tâche dans les délais.

Le procès-verbal de la réunion comprend non seulement les tâches décidées lors de la réunion, mais aussi qui en a la charge et quand elles doivent être achevées. Cela définit la responsabilité des membres et améliore l’efficacité du travail.

Mais attention! Le procès-verbal se limite à une description succincte des missions, et s’agissant de décisions déjà prise elles ne sont pas suivies d’un conseil à l’autre. Pour s’assurer de l’avancement des missions de chacun, vous devez envisager d’utiliser une plateforme de gestion de board tel que Digiboard, ce qui vous permettra de visualiser l’avancement de chacun dans la réalisation de ses tâches au fur et à mesure des réunions et ce jusqu’à leur achèvement. C’est aussi un outil factuel et efficace d’évaluation de ses membres.

2. Le procès-verbal maintient les membres absents informés

Effectuer de longs examens avant chaque réunion est une perte de temps précieux pour tout le monde, cet examen peut être plus court si les membres qui étaient absents lors de la précédente réunion en lisent le procès-verbal. En lisant le procès-verbal de la réunion, ils comprendront la décision prise, les raisons de la décision et la façon dont tout le monde a voté, et enfin ils sauront sur quoi la discussion s’est arrêtée. Les membres peuvent également l’utiliser pour actualiser les informations avant la prochaine réunion, ou même l’utiliser comme point de départ pour la prochaine réunion, garantissant ainsi la cohérence structurelle dans les débats et les décisions.

3. Le procès-verbal offre une protection juridique

Vous connaissez sans doute le dicton: si ce n’est pas dans le procès verbal, cela n’arrivera pas. Il s’avère que, dans de nombreux cas, la tenue d’un registre complet des procès-verbaux peut vous sauver la vie. Malgré les meilleures intentions de la direction, il peut parfois y avoir des erreurs dans l’organisation. Heureusement, le procès-verbal de la réunion garantit que toutes les discussions, les votes et les motifs des décisions stratégiques soient enregistrés. Par conséquent, quoiqu’il arrive, cela sera indiqué dans le procès-verbal signé par tous les membres présents.

Les procès-verbaux sont des documents juridiques et sont utilisés régulièrement par les autorités fiscales, les tribunaux et les auditeurs. Il est donc important de vous assurer que le procès-verbal reflète la réunion aussi fidèlement que possible (n’hésitez pas à consulter notre guide pour rédiger efficacement les procès-verbaux de votre conseil d’administration) et que son approbation (signature des membres) soient faite rapidement et de façon régulière.