La rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration semble lourde et longue pour celui qui les rédige. Elle est souvent sous-estimée par les autres membres du conseil. Le procès-verbal de la réunion du conseil enregistre le contenu des discussions et des décisions au cours de la réunion, les actions qui doivent être prises, qui doit les prendre et quand. Cependant, les procès-verbaux des réunions ne sont pas seulement des procédures administratives, mais sont en fait un aspect important de toute réunion du conseil. Pour le secrétaire du conseil, la bonne tempérance est considérée comme une compétence particulièrement importante. Voici les meilleures pratiques pour aider à la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil.

Compétences requises pour la rédaction des minutes

Le secrétaire général doit posséder de nombreuses compétences pour rédiger un bon procès-verbal de réunion du conseil.

Les compétences pour le rédacteur du réunion comprennent :

  • Écoutez plusieurs voix en même temps et considérer leurs arguments et leur ton ;
  • Résumer un argument avec précision et reporter les décisions prises et les points d’action à prendre ;
  • Ne pas hésiter à demander la clarification des arguments ou des décisions si cela vous semble nécessaire ; et
  • Suffisamment de confiance dans vos prises de note surtout face à quelqu’un qui vous demande de modifier le contenu du procès verbal.

De plus, il faut garder à l’esprit que les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration doivent se focaliser sur l’activité de l’entité et doivent être clairs et précis. En tant que secrétaire du conseil, vous devez avoir une parfaite compréhension des responsabilités de l’entreprise et du conseil. Avoir une connaissance suffisante des obligations légales et réglementaires spécifiques au secteur d’activité.

Contenu du procès-verbal de la réunion du conseil

Alors, qu’est-ce qui devrait être inclus dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration ? Comme mentionné précédemment, le procès-verbal doit lister les tâches que les membres du conseil doivent effectuer au nom de l’organisation et les décisions qui doivent être prises. Le procès verbal doit inclure les décisions et les discussions et les informations de base qui les ont sous tendues.

Dans son format la structure du procès verbal dérivé de l’ordre du jour. Un ordre du jour bien construit va vous assurer de vous concentrer davantage sur ce qui est dit lors de la réunion. Cela contribue positivement à la qualité de la réunion.

Chaque organisation est différente, mais généralement un format contient les éléments suivants :

  • Date, heure et lieu de la réunion ;
  • Noms des membres du conseil présents et absents ;
  • Sujets abordés ;
  • Décisions prises pour chacun des sujets ;
  • Plans d’action et répartition des tâches ;
  • Le support de présentation ou documents joints à l’ordre du jour doivent être inclus dans le procès-verbal ; utiles aussi pour ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion ;
  • Date, heure et lieu de la prochaine réunion.

Rapporter les interventions

Bien que le ton de chaque événement ait son importance, écrire les minutes présente certains avantages.

  • Faire en sorte que les minutes des réunions soient dépersonnalisées et maintenir une cohérence ;
  • Un procès-verbal clair et concis, en évitant toute ambiguïté ;
  • Une homogénéité grammaticale qui pourrait sinon créer de la confusion.

Élaborer un plan d’action clair

Le plan d’actions doit faire avancer le conseil d’administration et l’entreprise. Par conséquent, vous devez résumer le plan d’action en quelques minutes. De cette façon, une fois la réunion terminée, les membres du conseil concernés sauront exactement ce qui est attendu. La date limite devient très claire et vous pouvez mieux comprendre la répartition des tâches. Lors de la formulation d’un plan d’action, veuillez suivre les trois directives suivantes.

  • Qui agit ?
  • Quelles tâches sont incluses dans l’action ?
  • Quand doit-elle être terminée ?

Restez simple et clair, mais veuillez ne pas abréger la description. Sinon, les membres du conseil ne comprendront plus sa signification.

Capturez des choses importantes

Lorsque vous rédigez un procès-verbal de réunion, vous devez saisir quatre aspects principaux de la session :

  • Quel est le sujet ?
  • Qu’est-ce qui a été décidé ?
  • Quel plan d’action a été élaboré ?
  • À quel membre du conseil d’administration l’action a-t-elle été déléguée ?

Il y a beaucoup de sujets de discussion lors des réunions, la trame ci-dessus peut vous aider pour réaliser les minutes. Essayez de filtrer les conversations importantes et substantielles et d’ignorer les sujets non pertinents. En établissant des documents clairs, les procès-verbaux des réunions sont faciles à lire. Évitez la retranscription des dialogues tels que “untel a dit” ou “unetelle a dit” à moins que cela ne soit effectivement lié à ce qui a été discuté lors de la réunion du conseil.

Distribution des procès-verbaux des réunions du conseil

Selon la courbe d’oubli d’Ebbinghaus, vous pouvez toujours vous souvenir de 90% du contenu discuté 24 heures après la réunion. Après 48 heures, le pourcentage tombe à 70%, et après trois jours, vous vous souvenez seulement de 40%. Par conséquent, pour la qualité du procès-verbal de la réunion, il est important de terminer la version finale du procès-verbal de la réunion dès que possible après la réunion. Pour éviter d’éventuelles erreurs, vous pouvez demander à quelqu’un de relire le procès-verbal de la réunion avant de le distribuer à tous les membres du conseil.

Transparence

Lors de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil, n’oubliez pas que les procès-verbaux des réunions seront distribués en interne et en externe. De nombreuses organisations du secteur public doivent être totalement transparentes et publier les documents du conseil d’administration et les procès-verbaux des réunions sur leurs sites Web. Pour le secrétaire du conseil d’administration, il peut être difficile de satisfaire aux exigences de rédaction d’un procès-verbal qui convienne tant au conseil et incluant des informations potentiellement sensibles, qu’au grand public.

Accessibilité

En plus de répondre à ces exigences, il est important que seul le personnel approprié ait accès aux procès-verbaux, documents et informations sensibles discutés lors du conseil d’administration. Certains documents doivent être distribués avec un accès limité ou un accès “en lecture seule”. D’autres documents devraient être accessibles ou modifiables par plusieurs membres du conseil d’administration.

Concernant l’accessibilité, il existe de nombreuses méthodes de distribution différentes :

  • Par voie électronique, c’est-à-dire par e-mail, PDF protégé par mot de passe, etc.
  • Sur un site
  • Des documents papier validés
  • Un portail du conseil protégé par mot de passe

De plus en plus d’organisations passent du papier au numérique. Cela signifie que les documents et procès-verbaux des conseils d’administration ne sont pas distribués sous forme papier, mais sous forme numérique. Cependant, la distribution des documents et des procès-verbaux des réunions par courrier électronique n’est pas toujours sûre. Par conséquent, la méthode la plus adéquate pour distribuer les procès-verbaux des réunions est un portail spécifique pour le conseil d’administration. Le portail gère les accès aux documents de réunion individuellement, les documents sont accessibles de n’importe où mais l’accès en est sécurisé. De plus, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont accessibles via le cloud, il n’est donc pas nécessaire de partager des e-mails. Cela économise beaucoup de travail et de temps, car vous pouvez attribuer automatiquement des actions et des décisions aux participants à la réunion avant, pendant ou après la réunion. Digiboard vous offre un aperçu simple et sûr de toutes les actions et décisions liées aux réunions du conseil d’administration.

Votre organisation

Le guide ci-dessus est destiné aux organisations avec un secrétaire générale. Cependant, il faut garder à l’esprit que chaque organisation est différente, donc une approche propre à son organisation est requise. Le contexte est toujours important et chaque organisation et chaque conseil d’administration aime son propre style de réunion. Les procès-verbaux des réunions du conseil doivent refléter le style de l’organisation et du conseil d’administration. Enfin, le conseil d’administration décide de la manière dont il enregistre la réunion et distribue le procès-verbal de la réunion. Il est dans l’intérêt du conseil d’administration de rendre les réunions du conseil aussi efficaces que possible. L’efficacité du conseil d’administration peut être augmentée avec un outil tel que Digiboard.