Le Vice-Premier ministre et ministre de la Justice Koen Geens l’avait annoncé dans un communiqué de presse, l’arrêté royal n°4 qui permet aux sociétés d’organiser de manière flexible leurs assemblées générales malgré les mesure de confinement a été publié au Moniteur belge le 9 avril 2020.

Toute société ou association qui n’aurait pas explicitement précisé dans ses statuts que son Assemblée Générale Ordinaire peut se tenir à distance pourra désormais le faire sans enfreindre la loi. Et dès lors délibérer et voter de plein droit.

Concrètement, les Assemblées Générales qui doivent avoir lieu en cette période de confinement peuvent se tenir moyennant le respect des 3 assouplissements suivants :

  1. L’Assemblée Générale peut se tenir à la date statutaire « dans le respect du confinement », c’est-à-dire en empêchant les membres et actionnaires de se déplacer. Autrement dit encore, en organisant l’Assemblée à distance, par voie électronique, pour peu que les membres ou actionnaires puissent exercer valablement leur droit de vote et soumettre leurs questions.
  2. La période limite de tenue de l’Assemblée Générale, fixée à 6 mois après la clôture de l’exercice, est étendue de 10 semaines.
  3. Les Assemblées Générales maintenues en présentiel doivent pouvoir garantir le respect de la distanciation sociale de ses membres ou de ses actionnaires.

Attention cependant que ce régime ne vaut que pour les Assemblées Générales tombant dans la période du 1er mars au 3 mai 2020. Il s’agit là de la période d’application de l’arrêté royal. Si la date de convocation tombe dans cet intervalle, il est possible également de bénéficier de ces modifications.

Quelles sont les solutions temporaires proposées par le gouvernement belge ?

Le vote à distance avant l’assemblée générale et le vote par procuration – Tout d’abord, le conseil d’administration peut décider d’interdire toute participation physique à l’assemblée générale. Dans ce cas, il doit offrir aux actionnaires le choix de participer: (i) en votant anticipativement, au moyen d’un formulaire mis à leur disposition et (ii) en accordant une procuration à une personne désignée par le conseil d’administration. Il n’est pas nécessaire que ces modes de réunion soient prévus dans les statuts et les dispositions statutaires contraires ou plus strictes à cet égard peuvent être ignorées. En ce qui concerne le vote à distance, il s’agit là d’un assouplissement considérable du Code des sociétés et associations (CSA), lequel prévoit que ledit vote à distance n’est possible que s’il est autorisé par les statuts.

Pour les exigences de quorum et l’organisation du vote à distance ou par procuration, il est fait référence aux règles générales du droit des sociétés (notamment à l’article 7:146 du CSA pour le vote à distance et aux articles 7:142 du CSA (SA) et 5:95 CSA (SRL) pour le vote par procuration). Si les statuts de la société organisent le vote à distance ou par procuration, les dispositions statutaires doivent également être respectés. Les actionnaires peuvent par ailleurs poser leurs questions par écrit au conseil d’administration qui doit y répondre avant le vote et en informer de manière appropriée toutes les personnes autorisées à participer à l’assemblée générale. Le conseil d’administration peut répondre aux questions de suivi par la suite.

La prise de décision par voie électronique – Les assemblées générales ordinaires peuvent également se dérouler entièrement par voie électronique, via tous moyens de télécommunication pour autant que ceux-ci permettent la tenue d’un débat direct et ininterrompu. L’organisation d’une assemblée générale avec un nombre limité de participants par utilisation de moyens de télécommunication était déjà possible en vertu du CSA, indépendamment du fait que cela soit autorisé ou non statutairement et pour autant que chaque participant puisse prendre part aux délibérations et exprimer son vote. Les dispositions statutaires plus strictes peuvent toutefois à présent être ignorées temporairement. Une exception aux règles du CSA est également prévue pour les administrateurs et le commissaire. Ces derniers peuvent désormais aussi, temporairement, participer à une assemblée générale par voie de télécommunication afin de remplir leurs obligations annuelles.

Cette seconde option peut bien entendu être combinée avec la première possibilité, auquel cas seuls les membres du bureau (si celui-ci est composé), les administrateurs et le commissaire et, le cas-échéant, le mandataire se réunissent par voie électronique, tandis que les actionnaires expriment leur vote préalablement à distance ou par procuration.

Les résolutions écrites – Il est également possible pour les actionnaires de tenir l’assemblée générale au moyen de résolutions écrites unanimes, telle que cette procédure est organisée par le CSA. Le CSA prévoit que les actionnaires peuvent adopter, unanimement et par écrit, toutes les résolutions qui relèvent de la compétence de l’assemblée générale, à l’exception de celles qui doivent être établies par acte authentique. Il n’est donc pas requis que les statuts prévoient explicitement ce mode de prise de décision. 

L’exigence de l’unanimité rend toutefois essentiel la consultation préalable de tous les actionnaires afin de vérifier qu’il y ait consensus. 

Le report – Une dernière option proposée par le gouvernement est le report de l’assemblée générale ordinaire jusqu’à un maximum de 10 semaines après la date limite à laquelle la réunion aurait dû en principe avoir lieu (si l’exercice financier a été clôturé le 31 décembre 2019, la date limite étant en principe le 30 juin 2020). Ce report ne nécessite qu’une décision du conseil d’administration. Ce report est, pour l’instant, uniquement possible pour les assemblées générales convoquées ou tenues avant ou au plus tard le 3 mai 2020 et lorsque la décision de report est également prise avant le 3 mai 2020.

Que se passe-t-il si vous avez déjà envoyé la convocation à l’assemblée générale ?

Les mesures prévoient que vous pouvez toujours modifier le mode de réunion et de prise de décision, même si la convocation a déjà été envoyée, et ce sans devoir remplir une nouvelle fois les formalités de convocation. Le changement doit être notifié de façon appropriée aux actionnaires (et aux autres personnes autorisées à assister à l’assemblée) au moyen, par exemple, d’un e-mail ou du site web de l’entreprise. S’il est décidé de reporter l’assemblée générale, ce report doit être dûment notifié et l’assemblée générale reportée sera considérée comme une nouvelle assemblée, pour laquelle les formalités de convocation devront être respectées. 

Qu’en est-il du conseil d’administration ?

Les mesures temporaires prévoient également certaines flexibilités pour la réunion annuelle du conseil d’administration. A titre d’exemple, le conseil d’administration peut exceptionnellement recourir à la prise de décision écrite, indépendamment du fait que les statuts contiennent ou non des dispositions plus strictes à cet égard. Le conseil d’administration peut également se réunir par voie électronique sans que les statuts l’autorisent expressément et pour autant que les moyens de télécommunication utilisés permettent un débat direct et ininterrompu.

Quelle est la meilleure option pour votre société ?

Durant ce contexte difficile dû à la crise sanitaire liée au COVID-19, nous souhaitons aider les sociétés à se focaliser sur leurs activités en les assistant dans leur démarches administratives de clôture.

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Sources

Avocats.be, 2020
FiduNews, 2020
Financial Services and Markets Authority, 2020
Portail du droit belge, 2020
Lydian, 2020
Matray, Matray & Hallet, 2020
WoltersKluwer, 2020