L’assemblée générale peut être organisée via un support vidéo ou de téléconférence comme Slackjoin.meGoogle MeetMicrosoft TeamsSkype, etc. Pour que l’assemblée soit valide, les membres doivent pouvoir délibérer, prendre la parole et exercer leur droit de vote. Il faut aussi qu’un certain nombre de documents écrits puissent circuler entre les membres et avec la société, ce qui peut être fait par voie électronique telle que la messagerie électronique, par exemple.

Afin de préparer au mieux une AG de cette manière voici quelques conseils :

  • Il est important que toutes les parties présentes aient le matériel informatique adéquat afin de ne pas être défavorisées lors des échanges.
  • Faites-en sorte que chaque membre puisse faire entendre sa voix et puisse adresser ses questions (idéalement à l’avance), et que cette voix et ces questions soient rendues accessibles, ou soient entendues par tous les autres membres. De la sorte, vous garantirez le débat.
  • Triez scrupuleusement les points qui seront abordés. La loi impose de voter annuellement les comptes, la décharge et le budget. Ce sont donc ces points qui pourront constituer l’urgence. A côté de ces sujets, n’ajoutez si possible que le strict minimum, et évitez bien évidemment les plus polémiques, ou ceux qui nécessitent une délibération approfondie (comme par exemple, une révision des statuts, ou l’exclusion d’un membre).
  • Des explications seront fournies sur les thèmes et questions. Les points qui l’exigent feront l’objet d’un vote. De plus, au moment de déterminer le nombre de présents, il faut également pouvoir vérifier l’identité des actionnaires votants, par exemple au moyen de leur eID. Si les statuts le permettent, le vote par anticipation (par écrit ou par la voie électronique éventuellement) est également possible.

Pour le vote électronique, il est préférable de procéder en 2 phases :

  1. Dans un premier temps, et pendant plusieurs jours avant l’assemblée générale, les entreprises donnent aux actionnaires, mais aussi – le cas échéant – aux détenteurs d’obligations, de certificats… la possibilité de poser leurs questions aux administrateurs et au commissaire. Cette première phase est recommandée étant donné que la loi n’autorise pas les administrateurs ou le commissaire à participer à l’assemblée générale virtuelle. De cette manière, ils ont quand même la possibilité de répondre préalablement aux questions. Le délai de réponse est également défini. Étant donné que les administrateurs et le commissaire ne sont pas autorisés à participer, il est conseillé de prévoir des lettres de renonciation.
  2. Dans la seconde phase, la tenue de l’assemblée, des explications seront fournies sur les thèmes et questions. Les points qui l’exigent feront l’objet d’un vote. De plus, au moment de déterminer le nombre de présents, il faut également pouvoir vérifier l’identité des actionnaires votants, par exemple au moyen de leur eID. Si les statuts le permettent, le vote par anticipation (par écrit ou par la voie électronique éventuellement) est également possible.

Le procès-verbal sera publié par la suite. Ce rapport devra mentionner clairement les modes de télécommunication utilisés et le nombre de voix pour chacune des décisions. Si des difficultés se sont posées pendant l’assemblée générale, celles-ci devront aussi être mentionnées dans le procès-verbal.

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Durant ce contexte difficile, n’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner gratuitement dans l’organisation de votre assemblée générale virtuelle.


Sources

Febecoop, 2020
Koen Geens, 2020
La Boutique de Gestion, 2020
WoltersKluwer, 2020