En Belgique, les administrateurs sont élus par l’assemblée générale des actionnaires ou par l’acte constitutif de la société (article 7:85 § 2 du Code des Sociétés) au moyen d’un mandat qui ne peut excéder 6 années. Au terme de celui-ci, les administrateurs peuvent être réélus lors de l’assemblée annuelle.

En cas de vacance d’une place d’administrateur, l’assemblée générale devra procéder à l’élection définitive lors de la prochaine réunion. Entre-temps, ce seront les administrateurs restants qui suppléeront au poste vacant (pour cause de démission par exemple).

Que se passe-t-il lorsque le mandat d’un administrateur n’a pas été renouvelé ?

Même si la date de la validité du mandat a été dépassée, cela ne signifie pas la fin de toute relation entre la société et son administrateur. Les règles relatives aux mandats continuent de s’appliquer et l’administrateur maintient sa fonction jusqu’à ce qu’il ait été démis de ses fonctions par les actionnaires. Néanmoins, sans mandat valide, l’administrateur risque d’éprouver des difficultés dans l’exercice de ses fonctions (par exemple, si la société veut contracter un emprunt bancaire via un administrateur qui ne peut fournir un mandat valide à la banque).

Pour ces raisons, il est important de suivre le statut des mandats de vos administrateurs afin de pouvoir inscrire le renouvellement des mandats nécessaires à l’ordre du jour.

Digiboard vous permet d’assurer le “keep tracking” du statut des mandats et d’être notifié lorsqu’il est nécessaire d’inclure leur renouvellement à l’ordre du jour. Ordre du jour que vous pouvez envoyer aux différents participants d’un simple clic.

Durant l’assemblée générale, Digiboard vous assiste avec ses outils embarqués permettant le vote des actionnaires (requis pour l’élection des administrateurs) ainsi que l’encodage de PV de la réunion. L’outil vous permet de mettre à jour les coordonnées et durée des mandats de vos administrateurs afin de permettre la centralisation de vos informations légales en un seul espace sécurisé.

Et après ?

A la suite de l’assemblée générale, il sera également nécessaire de publier au Moniteur belge la nomination de vos administrateurs. Cette procédure est également nécessaire pour la démission d’un administrateur de la société. C’est la publication au Moniteur belge qui va acter la fin du mandat de l’administrateur envers la société.

Vous pouvez retrouver les documents légaux pour la publication au Moniteur belge en cliquant sur ce lien.

Sources